Polityka prywatności

Wersja z dnia 12.10.2026

1. Administrator danych i podmiot przetwarzający

Administratorem danych osobowych użytkowników kont w serwisie Kallomi (klientów B2B i ich pracowników), osób korzystających z formularzy oraz osób odwiedzających stronę jest [tutaj beda dane firmy], NIP: [tutaj NIP firmy] („Kallomi”, „my”). W sprawach danych osobowych napisz na iod@kallomi.pl lub skorzystaj z formularza kontaktowego.

Administratorem danych osób dzwoniących do firm korzystających z Kallomi lub rezerwujących u nich wizyty jest ta firma (Klient). W tym zakresie działamy jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO). Prośby dotyczące tych danych kieruj do firmy, z którą się kontaktowałeś. Jeśli trafią do nas, przekażemy je tej firmie.

2. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

• Konto i świadczenie usługi (rejestracja, panel, asystent AI, wsparcie techniczne): art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przez czas trwania umowy; po usunięciu konta dane usuwamy po 14-dniowym okresie, w którym możesz anulować usunięcie.
• Rozliczenia i faktury: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki podatkowe i rachunkowe). Przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego.
• Odpowiedzi na wiadomości z formularzy kontaktowego, ochrony danych i wsparcia: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz uzasadniony interes, czyli obsługa zapytań). Do zakończenia sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Bezpieczeństwo serwisu (ochrona rejestracji przed botami, logi techniczne, kopie zapasowe): art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Logi są automatycznie rotowane; kopie zapasowe dzienne przechowujemy 7 dni, a tygodniowe 4 tygodnie.
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Do upływu okresu przedawnienia.
• Integracja z Kalendarzem Google (gdy połączysz kalendarz): art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Do odłączenia integracji.

Dane rozmów, które przetwarzamy w imieniu Klientów: transkrypcje i podsumowania rozmów usuwamy automatycznie po upływie okresu ustawionego przez Klienta, od 30 do 90 dni (domyślnie 90 dni). Metadane połączeń (data, czas trwania, numer) przechowujemy przez czas trwania umowy z Klientem, ponieważ służą do rozliczania minut i historii kontaktów. Nie przechowujemy nagrań audio.

3. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie dostawcom, którzy pomagają nam świadczyć usługę: hosting i infrastruktura, rozpoznawanie i synteza mowy, model językowy asystenta, operatorzy telekomunikacyjni i SMS, poczta e-mail, płatności i faktury, Kalendarz Google (na żądanie Klienta) oraz ochrona formularzy przed botami. Aktualną listę z nazwami dostawców, zakresem i lokalizacją przetwarzania publikujemy na stronie Podprocesorzy i odbiorcy danych. Dane możemy też udostępnić organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy.

4. Przekazywanie danych poza EOG

Część dostawców (m.in. model językowy, rozpoznawanie mowy dla branż innych niż medyczne, poczta e-mail, płatności, ochrona przed botami) przetwarza dane w Stanach Zjednoczonych. Transfer odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej w sprawie Data Privacy Framework (dla certyfikowanych dostawców) albo Standardowych Klauzul Umownych (SCC). Na prośbę przekażemy informację o zastosowanym zabezpieczeniu.

Dla gabinetów medycznych i terapeutycznych rozpoznawanie mowy odbywa się w UE (Microsoft Azure, Szwecja); dostawca z USA jest używany tylko awaryjnie, bez przechowywania danych. Dostawców usług AI konfigurujemy tak, by nie wykorzystywali danych rozmów do trenowania modeli.

5. Asystent AI i rozmowy telefoniczne

Asystent na początku każdej rozmowy informuje, że jest sztuczną inteligencją (art. 50 AI Act), oraz że numer telefonu i dane podane w rozmowie są przetwarzane w celu obsługi zgłoszenia. System nie służy do celowego przetwarzania szczególnych kategorii danych. Jeśli rozmówca sam poda np. informacje o zdrowiu, są one jedynie częścią transkrypcji przetwarzanej na polecenie Klienta. Nie podejmujemy decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany (art. 22 RODO); asystent proponuje terminy z kalendarza Klienta.

6. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych (art. 15 RODO), ich sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia (art. 20), sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21) oraz wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie się na niej opiera (art. 7 ust. 3). Klienci mogą sami wyeksportować dane i usunąć konto w panelu. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Więcej: Informacje RODO.

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych przy rejestracji (e-mail, hasło, NIP) jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy i założenia konta. Podanie danych w formularzach jest dobrowolne; bez nich nie odpowiemy na wiadomość.

8. Dane z usług Google

Gdy Klient połączy Kalendarz Google, pobieramy wydarzenia i wolne terminy wyłącznie po to, by sprawdzać dostępność i zapisywać wizyty. Nie sprzedajemy tych danych, nie używamy ich do reklam ani do trenowania modeli AI. Korzystanie z informacji z interfejsów API Google jest zgodne z Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami Limited Use.

9. Bezpieczeństwo

Serwis działa wyłącznie po HTTPS (TLS). Tokeny integracji szyfrujemy (AES-256), kopie zapasowe bazy danych są szyfrowane, konta uprzywilejowane chronimy uwierzytelnianiem dwuskładnikowym, a dostęp do danych ograniczamy rolami i dziennikiem zdarzeń. Pliki cookies opisuje Polityka cookies.

10. Zmiany polityki

O istotnych zmianach informujemy w panelu lub e-mailem. Aktualna wersja i jej data są zawsze dostępne na tej stronie.