Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA)

Wersja z dnia 12.10.2026

Zawarta pomiędzy [tutaj beda dane firmy] („Procesor”) a przedsiębiorcą korzystającym z serwisu Kallomi („Administrator”). Umowa jest zawierana w formie elektronicznej przez jej akceptację przy rejestracji i stanowi część umowy o świadczenie usług (Regulaminu). W sprawach danych osobowych kontakt z Procesorem: iod@kallomi.pl.

1. Przedmiot i czas przetwarzania

Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi wirtualnej recepcji AI. Usługa to narzędzie IT; Procesor nie świadczy usług telekomunikacyjnych. Przetwarzanie trwa przez czas trwania umowy głównej i do usunięcia danych zgodnie z pkt 8.

2. Charakter i cel przetwarzania

Odbieranie połączeń przekierowanych przez Administratora, rozpoznawanie i synteza mowy, generowanie odpowiedzi asystenta na podstawie bazy wiedzy Administratora, transkrypcja i podsumowanie rozmów (wraz z oceną ogólnego wydźwięku rozmowy), umawianie wizyt i wysyłka ich potwierdzeń (SMS, e-mail), prowadzenie bazy kontaktów oraz synchronizacja z kalendarzem Administratora.

3. Rodzaje danych i kategorie osób

Dane: numer telefonu, imię i nazwisko, adres e-mail, treść rozmowy (transkrypcja i podsumowanie), dane i notatki dotyczące wizyt, dane podane w formularzu rezerwacji. Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO), w szczególności dane o zdrowiu, wyłącznie wtedy, gdy rozmówca sam poda je w rozmowie lub formularzu.

Osoby: osoby kontaktujące się z Administratorem (klienci, pacjenci, w tym osoby niepełnoletnie reprezentowane przez opiekunów) oraz pracownicy i współpracownicy Administratora korzystający z panelu.

4. Obowiązki Procesora

• Przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Poleceniem jest niniejsza umowa oraz konfiguracja usługi w panelu (np. baza wiedzy, okres przechowywania transkrypcji, kanały powiadomień). Niezwłocznie informuje Administratora, jeśli polecenie jego zdaniem narusza przepisy.
• Zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do zachowania poufności.
• Stosuje środki bezpieczeństwa wymagane przez art. 32 RODO, opisane w Załączniku.
• Pomaga Administratorowi w realizacji praw osób (art. 15–22 RODO), m.in. udostępniając w panelu eksport i usuwanie danych kontaktu, oraz w wywiązywaniu się z obowiązków z art. 32–36 RODO (w tym ocena skutków dla ochrony danych), przekazując niezbędne informacje o przetwarzaniu.
• Zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, wraz z informacjami z art. 33 ust. 3 RODO, którymi dysponuje.
• Udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO i umożliwia audyty, także w formie inspekcji, z 14-dniowym wyprzedzeniem, nie częściej niż raz w roku (poza audytem po naruszeniu), na koszt Administratora.
• Prowadzi rejestr kategorii czynności przetwarzania (art. 30 ust. 2 RODO).

5. Podprocesorzy

Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie z podprocesorów. Aktualna lista jest publikowana na stronie Podprocesorzy i odbiorcy danych. O zamiarze dodania lub zastąpienia podprocesora Procesor informuje z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem (e-mailem lub w panelu). Administrator może w tym terminie wnieść sprzeciw; jeśli strony nie znajdą rozwiązania, Administrator może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, bez opłat za okres po wypowiedzeniu. Procesor nakłada na podprocesorów te same obowiązki ochrony danych i odpowiada za ich wykonanie.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Procesor przekazuje dane poza EOG wyłącznie z zabezpieczeniami z rozdziału V RODO (Data Privacy Framework albo Standardowe Klauzule Umowne). Dla gabinetów medycznych i terapeutycznych rozpoznawanie mowy odbywa się w UE; szczegóły dla każdego dostawcy zawiera lista podprocesorów.

7. Obowiązki Administratora

Administrator odpowiada za podstawę prawną przetwarzania, w tym za przesłankę z art. 9 ust. 2 RODO dla danych o zdrowiu, za przestrzeganie tajemnicy zawodowej oraz za realizację obowiązku informacyjnego wobec rozmówców. Asystent przekazuje na początku rozmowy informację podstawową (rozmowa z AI i cel przetwarzania); pełną informację Administrator zapewnia we własnym zakresie, np. w swojej polityce prywatności. Administrator nie umieszcza w bazie wiedzy danych osobowych, które nie są potrzebne asystentowi, i wskazuje w koncie właściwą branżę działalności (od niej zależy przetwarzanie mowy w UE dla gabinetów medycznych i terapeutycznych).

8. Przechowywanie i usunięcie danych

Transkrypcje i podsumowania rozmów są usuwane automatycznie po okresie ustawionym przez Administratora, od 30 do 90 dni (domyślnie 90 dni). Nagrania audio nie są przechowywane. Po rozwiązaniu umowy powierzone dane są trwale usuwane po 14-dniowym okresie, w którym Administrator może je wyeksportować w panelu. Kopie zapasowe są nadpisywane w cyklu rotacji (kopie dzienne po 7 dniach, tygodniowe po 4 tygodniach).

9. Odpowiedzialność

Biorąc pod uwagę charakter usługi (startup AI), odpowiedzialność Procesora wobec Administratora z tytułu niniejszej umowy ograniczona jest do szkody rzeczywistej, maksymalnie do kwoty abonamentu zapłaconego przez Administratora za ostatnie 6 miesięcy. Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych z winy umyślnej i nie ogranicza odpowiedzialności wobec osób, których dane dotyczą (art. 82 RODO).

10. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych stosuje się Regulamin i RODO; w sprawach ochrony danych niniejsza umowa ma pierwszeństwo przed Regulaminem. Prawem właściwym jest prawo polskie.

Załącznik: środki techniczne i organizacyjne

• Serwery i baza danych w centrum danych w Niemczech (Hetzner); zabezpieczenia fizyczne po stronie dostawcy.
• Transmisja wyłącznie po HTTPS (TLS) z HSTS; dostęp administracyjny do serwera tylko przez klucze SSH.
• Szyfrowanie tokenów integracji (AES-256-GCM) i szyfrowane kopie zapasowe bazy danych.
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla kont uprzywilejowanych, role uprawnień w panelu, izolacja danych klientów.
• Dziennik audytu działań administracyjnych, w tym dostępu serwisowego do konta z podaniem powodu.
• Maskowanie danych osobowych w logach i powiadomieniach webhook.
• Automatyczna retencja transkrypcji; nagrania audio wyłączone; brak cookies śledzących.
• Regularne aktualizacje bezpieczeństwa i skanowanie podatności obrazów oraz zależności.